Cos'è la Nebenkostenabrechnung?
Nella maggior parte dei contratti d'affitto, oltre all'affitto freddo paghi ogni mese degli acconti (Vorauszahlungen) per le spese di gestione (Betriebskosten, spesso chiamate Nebenkosten). Una volta all'anno il locatore li confronta con i costi reali nella Betriebskostenabrechnung, di solito chiamata Nebenkostenabrechnung; riscaldamento e acqua calda arrivano spesso in un conteggio separato (Heizkostenabrechnung). Il risultato è un pagamento arretrato (Nachzahlung) o un credito (Guthaben).
Si possono addebitare solo i costi elencati nel regolamento sulle spese di gestione (Betriebskostenverordnung, BetrKV) che il tuo contratto mette a tuo carico, nell'importo effettivamente sostenuto; il locatore deve contenerli secondo criteri di economicità. Le “altre spese di gestione” (sonstige Betriebskosten) contano solo se il contratto le nomina. Voci tipiche:
- imposta sugli immobili (Grundsteuer);
- fornitura d'acqua e fognature;
- riscaldamento e acqua calda;
- pulizia stradale, raccolta rifiuti e disinfestazione;
- ascensore, pulizia dell'edificio, manutenzione del giardino e illuminazione delle parti comuni;
- spazzacamino, assicurazione dell'edificio e custode (Hauswart).
Cosa non può essere addebitato
- amministrazione: gestione dell'immobile, spese bancarie, spese postali;
- riparazioni e manutenzione straordinaria, ad esempio dell'ascensore o del riscaldamento; si possono addebitare solo la manutenzione ordinaria e i controlli di sicurezza;
- fondi di riserva per la manutenzione (Instandhaltungsrücklage), che compaiono quando un locatore inoltra il rendiconto condominiale (Hausgeldabrechnung);
- la quota degli appartamenti vuoti: di norma è a carico del locatore;
- il noleggio dei rilevatori di fumo;
- il canone della TV via cavo dal 1° luglio 2024.
Scadenze
- Il periodo di conteggio può durare al massimo 12 mesi; non deve per forza coincidere con l'anno solare.
- Il conguaglio deve arrivarti entro 12 mesi dalla fine del periodo: per il 2025, entro il 31 dicembre 2026.
- Se arriva più tardi, il locatore non può più chiedere un pagamento arretrato, a meno che il ritardo non sia colpa sua. L'eventuale credito ti spetta comunque.
- Puoi contestare fino a 12 mesi dopo aver ricevuto il conguaglio; dopo, di norma, non più.
Cosa deve indicare un conguaglio corretto
- il periodo di conteggio e, se sei entrato o uscito in quel periodo, il tuo periodo di utilizzo;
- i costi totali di ogni tipo di spesa;
- il criterio di ripartizione, come superficie, persone o consumo, spiegato se necessario;
- il calcolo della tua quota;
- la detrazione degli acconti che hai effettivamente versato.
Riscaldamento, acqua calda e costi CO2
- Se un impianto di riscaldamento serve più appartamenti, il 50–70% dei costi di riscaldamento e acqua calda va ripartito in base al consumo misurato, il resto di solito in base alla superficie (Heizkostenverordnung).
- Se questi costi non vengono ripartiti in base al consumo anche se dovrebbero, puoi ridurre la tua quota del 15%.
- Dove i contatori si possono leggere a distanza, hai diritto a informazioni mensili sui consumi; di norma tutti i dispositivi devono essere leggibili a distanza entro la fine del 2026. Se queste informazioni mancano, puoi ridurre la tua quota del 3%.
Dal 2023 i costi CO2 del riscaldamento a gas, gasolio e altri combustibili fossili vengono ripartiti tra locatore e inquilino in dieci fasce, in base alle emissioni di CO2 dell'edificio per metro quadro all'anno: negli edifici molto efficienti (meno di 12 kg) l'inquilino paga tutto, in quelli meno efficienti (52 kg o più) solo il 5%. Il conteggio del riscaldamento deve mostrare la ripartizione; se non lo fa, puoi ridurre i costi di riscaldamento del 3%. Se compri tu il gas per la caldaia del tuo appartamento (Gasetagenheizung), chiedi la quota del locatore in forma testuale, ad esempio via e-mail, entro 12 mesi dalla bolletta del tuo fornitore. Per gli impianti a gas e gasolio installati dalla fine di luglio 2026 vale dal 2028 una ripartizione 50/50.
Visionare le ricevute e contestare
- Controlla il conguaglio subito dopo l'arrivo e confrontalo con quello dell'anno precedente. Se manca uno dei punti sopra, il conguaglio è formalmente viziato: il pagamento arretrato non è dovuto finché il locatore non lo corregge.
- Se qualcosa non è chiaro, chiedi per iscritto di visionare i giustificativi (Belegeinsicht), come fatture, contratti e letture dei contatori. È un tuo diritto. Di solito avviene nell'ufficio del locatore o dell'amministratore; puoi fotografare i documenti e il locatore può anche fornirli in formato elettronico.
- Invia le contestazioni per iscritto indicando i punti specifici: idealmente entro 30 giorni, al più tardi 12 mesi dopo aver ricevuto il conguaglio. Conserva la prova dell'invio.
- Finché il locatore non ti ha fatto visionare i giustificativi, di norma puoi trattenere il pagamento arretrato; dillo esplicitamente. Se è contestata solo una voce, paga il resto. Se paghi prima di controllare, scrivi “unter Vorbehalt” (con riserva).
Arretrato, credito e nuovi acconti
- Arretrato: se il conguaglio è corretto, pagalo, di norma entro 30 giorni dal ricevimento. Se è difficile, chiedi per tempo una rateizzazione; il locatore non è obbligato ad accettare.
- Credito: è dovuto al ricevimento del conguaglio. Se dopo circa 30 giorni non ti è stato versato, di solito puoi detrarlo da un successivo pagamento dell'affitto; alcuni contratti richiedono un mese di preavviso.
- Acconti: dopo ogni conguaglio, sia tu che il locatore potete adeguarli a un livello appropriato con una dichiarazione in forma testuale, ad esempio abbassandoli dopo un credito consistente.
- Jobcenter: se copre i tuoi costi dell'alloggio, inviagli subito il conguaglio. Decide se coprire un arretrato, e un credito riduce i suoi pagamenti successivi; vedi affitto e Jobcenter.
- Trasloco: se è previsto un arretrato, il locatore può trattenere una parte ragionevole della cauzione fino al conguaglio finale; vedi riavere la cauzione.
Errori frequenti da cercare
- superficie, numero di persone o periodo di utilizzo sbagliati;
- acconti mancanti o più bassi di quanto hai effettivamente pagato;
- costi di un altro periodo di conteggio;
- voci che non possono essere addebitate o che non sono nel tuo contratto;
- costi del custode che includono riparazioni o amministrazione;
- riscaldamento non ripartito in base al consumo, o nessuna ripartizione CO2 indicata;
- forti aumenti rispetto all'anno precedente senza spiegazione.
Per orientarti, confronta il tuo conguaglio con quello dell'anno precedente e con le medie nazionali pubblicate dall'associazione tedesca degli inquilini, il Deutscher Mieterbund (Betriebskostenspiegel); a Berlino anche con la Berliner Betriebskostenübersicht, una tabella dei valori medi di Berlino su berlin.de. Queste tabelle non sono vincolanti, ma mostrano quali voci sono insolitamente alte.
Dove trovare aiuto
Le associazioni inquilini (Mietervereine), presenti in molte città — a Berlino, ad esempio, il Berliner Mieterverein — controllano i conguagli per i soci a fronte di una quota mensile. Alcune città e comuni offrono consulenza gratuita per inquilini (Mieterberatung) — chiedi in comune; a Berlino lo fanno molti distretti, quindi guarda le pagine del tuo distretto su berlin.de. Può aiutarti anche la Verbraucherzentrale (centro di tutela dei consumatori) e, con un reddito basso, puoi chiedere all'Amtsgericht (tribunale locale) un aiuto per i costi della consulenza legale (Beratungshilfe). Quali costi paghi lo stabilisce il tuo contratto: vedi come controllare un contratto d'affitto. Se i costi dell'alloggio sono troppo alti per il tuo reddito, verifica se puoi ottenere il Wohngeld, il sussidio per l'alloggio.