Qu'est-ce que la Nebenkostenabrechnung ?
Dans la plupart des baux, vous payez en plus du loyer hors charges des avances mensuelles (Vorauszahlungen) sur les charges (Betriebskosten, souvent appelées Nebenkosten). Une fois par an, le bailleur les compare aux frais réels dans la Betriebskostenabrechnung, généralement appelée Nebenkostenabrechnung ; le chauffage et l'eau chaude font souvent l'objet d'un décompte séparé (Heizkostenabrechnung). Le résultat est un rappel à payer (Nachzahlung) ou un trop-perçu en votre faveur (Guthaben).
Seuls les frais figurant dans le décret sur les charges (Betriebskostenverordnung, BetrKV) et que votre bail met à votre charge peuvent être facturés, à hauteur des montants réellement engagés ; le bailleur doit gérer ces frais de façon économe. Les « autres charges » (sonstige Betriebskosten) ne comptent que si le bail les nomme. Postes typiques :
- la taxe foncière (Grundsteuer) ;
- l'approvisionnement en eau et l'assainissement ;
- le chauffage et l'eau chaude ;
- le nettoyage de la rue, la collecte des déchets et la lutte contre les nuisibles ;
- l'ascenseur, le nettoyage de l'immeuble, l'entretien du jardin et l'éclairage des parties communes ;
- le ramonage, l'assurance de l'immeuble et un concierge (Hauswart).
Ce qui ne peut pas être facturé
- la gestion : gérance, frais bancaires, frais de port ;
- les réparations et l'entretien, par exemple de l'ascenseur ou du chauffage ; seuls la maintenance régulière et les contrôles de sécurité peuvent être facturés ;
- les provisions pour travaux (Instandhaltungsrücklage), qui apparaissent quand un bailleur transmet le décompte de la copropriété (Hausgeldabrechnung) ;
- la part des logements vides : en règle générale, elle est à la charge du bailleur ;
- la location de détecteurs de fumée ;
- les frais de télévision par câble depuis le 1er juillet 2024.
Délais
- La période de décompte peut durer 12 mois au maximum ; ce n'est pas forcément l'année civile.
- Le décompte doit vous parvenir dans les 12 mois suivant la fin de la période : pour 2025, au plus tard le 31 décembre 2026.
- S'il arrive plus tard, le bailleur ne peut plus réclamer de rappel, sauf si le retard ne lui est pas imputable. Vous recevez quand même l'éventuel trop-perçu.
- Vous pouvez contester jusqu'à 12 mois après la réception du décompte ; ensuite, en règle générale, plus du tout.
Ce que doit indiquer un décompte en bonne et due forme
- la période de décompte et, si vous avez emménagé ou déménagé pendant celle-ci, votre période d'occupation ;
- le total des frais pour chaque type de charge ;
- la clé de répartition, comme la surface, le nombre de personnes ou la consommation, expliquée si nécessaire ;
- le calcul de votre part ;
- la déduction des avances que vous avez réellement versées.
Chauffage, eau chaude et coûts du CO2
- Si une installation de chauffage alimente plusieurs logements, 50 à 70 % des frais de chauffage et d'eau chaude doivent être répartis selon la consommation mesurée, le reste en général selon la surface (Heizkostenverordnung).
- Si ces frais ne sont pas répartis selon la consommation alors qu'ils devraient l'être, vous pouvez réduire votre part de 15 %.
- Là où les appareils de mesure peuvent être relevés à distance, vous avez droit à une information mensuelle sur votre consommation ; en règle générale, tous les appareils doivent pouvoir être relevés à distance d'ici fin 2026. Si cette information manque, vous pouvez réduire votre part de 3 %.
Depuis 2023, les coûts du CO2 du chauffage au gaz, au fioul et aux autres combustibles fossiles sont répartis entre bailleur et locataire selon dix paliers, en fonction des émissions de CO2 du bâtiment par mètre carré et par an : dans les bâtiments très efficaces (moins de 12 kg), le locataire paie tout, dans les moins efficaces (52 kg ou plus), seulement 5 %. Le décompte de chauffage doit indiquer la répartition ; sinon, vous pouvez réduire vos frais de chauffage de 3 %. Si vous achetez vous-même le gaz pour le chauffage de votre logement (Gasetagenheizung), réclamez la part du bailleur sous forme de texte, par exemple par e-mail, dans les 12 mois suivant la facture de votre fournisseur. Pour les chauffages au gaz et au fioul installés depuis fin juillet 2026, une répartition 50/50 s'applique à partir de 2028.
Consulter les justificatifs et contester
- Vérifiez le décompte peu après sa réception et comparez-le avec celui de l'année précédente. S'il manque l'un des points ci-dessus, le décompte est formellement irrégulier : le rappel n'est pas dû tant que le bailleur ne l'a pas corrigé.
- Si quelque chose n'est pas clair, demandez par écrit à consulter les justificatifs (Belegeinsicht), comme les factures, les contrats et les relevés. C'est votre droit. La consultation a en général lieu au bureau du bailleur ou de la gérance ; vous pouvez photographier les documents, et le bailleur peut aussi les fournir sous forme électronique.
- Envoyez vos contestations par écrit en nommant les points précis : idéalement dans les 30 jours, au plus tard 12 mois après réception du décompte. Gardez une preuve d'envoi.
- Tant que le bailleur ne vous a pas laissé consulter les justificatifs, vous pouvez en règle générale retenir le rappel ; dites-le explicitement. Si un seul poste est contesté, payez le reste. Si vous payez avant de vérifier, écrivez « unter Vorbehalt » (sous réserve).
Rappel, trop-perçu et nouvelles avances
- Rappel : si le décompte est correct, payez-le, en règle générale dans les 30 jours suivant sa réception. Si c'est difficile, demandez tôt un paiement échelonné ; le bailleur n'est pas obligé d'accepter.
- Trop-perçu : il est dû dès la réception du décompte. S'il n'a pas été versé au bout d'environ 30 jours, vous pouvez en général le déduire d'un prochain loyer ; certains baux exigent un mois de préavis.
- Avances : après chaque décompte, vous et le bailleur pouvez chacun les ajuster à un niveau approprié par une déclaration sous forme de texte, par exemple les baisser après un gros trop-perçu.
- Jobcenter : s'il prend en charge vos frais de logement, envoyez-lui le décompte immédiatement. Il décide de prendre en charge ou non un rappel, et un trop-perçu réduit ses versements suivants ; voir loyer et Jobcenter.
- Déménagement : si un rappel est attendu, le bailleur peut garder une part raisonnable de la caution jusqu'au décompte final ; voir récupérer votre caution.
Erreurs fréquentes à repérer
- mauvaise surface, mauvais nombre de personnes ou mauvaise période d'occupation ;
- avances manquantes ou inférieures à ce que vous avez réellement payé ;
- frais d'une autre période de décompte ;
- postes qui ne peuvent pas être facturés ou ne figurent pas dans votre bail ;
- frais de concierge incluant des réparations ou de la gestion ;
- chauffage non réparti selon la consommation, ou aucune répartition du CO2 indiquée ;
- fortes hausses par rapport à l'année précédente sans explication.
Pour vous repérer, comparez votre décompte avec celui de l'année précédente et avec les moyennes nationales publiées par la fédération allemande des locataires, le Deutscher Mieterbund (Betriebskostenspiegel) ; à Berlin, aussi avec la Berliner Betriebskostenübersicht, un tableau des valeurs moyennes berlinoises sur berlin.de. Ces tableaux ne sont pas contraignants, mais ils montrent quels postes sont anormalement élevés.
Où trouver de l'aide
Les associations de locataires (Mietervereine), présentes dans de nombreuses villes — à Berlin, par exemple, le Berliner Mieterverein — vérifient les décomptes de leurs membres contre une cotisation mensuelle. Certaines villes et communes proposent un conseil gratuit aux locataires (Mieterberatung) — renseignez-vous à votre mairie ; à Berlin, beaucoup d'arrondissements le font, consultez les pages de votre arrondissement sur berlin.de. La Verbraucherzentrale (centre de conseil aux consommateurs) peut aussi aider, et avec de faibles revenus vous pouvez demander au tribunal d'instance (Amtsgericht) une aide aux frais de conseil juridique (Beratungshilfe). Les frais que vous payez sont fixés dans votre bail : voir comment vérifier un bail. Si vos frais de logement sont trop élevés pour vos revenus, vérifiez si vous pouvez obtenir le Wohngeld, l'aide au logement.