Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen, Kosten und Ihre Rechte

Was ist die Nebenkostenabrechnung?

In den meisten Mietverhältnissen zahlen Sie zusätzlich zur Kaltmiete monatliche Vorauszahlungen für Betriebskosten, umgangssprachlich Nebenkosten. Einmal im Jahr rechnet der Vermieter sie mit den tatsächlichen Kosten ab: in der Betriebskostenabrechnung, meist Nebenkostenabrechnung genannt; Heizung und Warmwasser kommen oft in einer eigenen Heizkostenabrechnung. Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Umgelegt werden dürfen nur Kosten aus dem Katalog der Betriebskostenverordnung (BetrKV), die Ihr Mietvertrag Ihnen auferlegt — in tatsächlich angefallener Höhe und wirtschaftlich bemessen. „Sonstige Betriebskosten“ zählen nur, wenn der Vertrag sie benennt. Typische Posten:

• Grundsteuer;
• Wasserversorgung und Entwässerung;
• Heizung und Warmwasser;
• Straßenreinigung, Müllbeseitigung und Ungezieferbekämpfung;
• Aufzug, Gebäudereinigung, Gartenpflege und Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen;
• Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung sowie Hauswart.

Was nicht umgelegt werden darf

• Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Bankgebühren, Porto;
• Reparaturen und Instandhaltung, etwa am Aufzug oder an der Heizung — umlagefähig sind nur regelmäßige Wartung und Prüfungen;
• Instandhaltungsrücklagen, die auftauchen, wenn ein Vermieter die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft weiterreicht;
• der Anteil leerstehender Wohnungen: Ihn trägt in der Regel der Vermieter;
• Mietkosten für Rauchwarnmelder;
• Gebühren für Kabelfernsehen seit dem 1. Juli 2024.

Fristen

• Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate umfassen; er muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen.
• Die Abrechnung muss Ihnen spätestens 12 Monate nach Ende des Zeitraums zugehen: für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026.
• Kommt sie später, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben bekommen Sie trotzdem.
• Einwendungen können Sie bis zu 12 Monate nach Zugang der Abrechnung erheben, danach in der Regel nicht mehr.

Was eine ordnungsgemäße Abrechnung enthalten muss

• den Abrechnungszeitraum und, falls Sie in dieser Zeit ein- oder ausgezogen sind, Ihren Nutzungszeitraum;
• die Gesamtkosten jeder Kostenart;
• den Verteilerschlüssel, etwa Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch, nötigenfalls erläutert;
• die Berechnung Ihres Anteils;
• den Abzug Ihrer tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen.

Heizung, Warmwasser und CO2-Kosten

• Versorgt eine Heizungsanlage mehrere Wohnungen, sind 50 bis 70 % der Heiz- und Warmwasserkosten nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, der Rest meist nach Wohnfläche (Heizkostenverordnung).
• Werden diese Kosten entgegen der Vorschrift nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 % kürzen.
• Sind die Messgeräte fernablesbar, stehen Ihnen monatliche Verbrauchsinformationen zu; bis Ende 2026 müssen in der Regel alle Geräte fernablesbar sein. Fehlt das, dürfen Sie Ihren Anteil um 3 % kürzen.

Seit 2023 werden die CO2-Kosten für das Heizen mit Gas, Öl und anderen fossilen Brennstoffen in zehn Stufen zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt, je nach CO2-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter und Jahr: In sehr effizienten Gebäuden (unter 12 kg) zahlt der Mieter alles, in den am wenigsten effizienten (ab 52 kg) nur 5 %. Die Heizkostenabrechnung muss die Aufteilung ausweisen; fehlt sie, dürfen Sie Ihre Heizkosten um 3 % kürzen. Kaufen Sie das Gas für Ihre Gasetagenheizung selbst, fordern Sie den Vermieteranteil innerhalb von 12 Monaten nach der Rechnung Ihres Versorgers in Textform zurück, etwa per E-Mail. Für Gas- und Ölheizungen, die seit Ende Juli 2026 eingebaut werden, gilt ab 2028 eine hälftige Teilung.

Belegeinsicht und Widerspruch

1. Prüfen Sie die Abrechnung bald nach Erhalt und vergleichen Sie sie mit der des Vorjahres. Fehlt einer der oben genannten Punkte, ist sie formell fehlerhaft: Eine Nachzahlung wird erst fällig, wenn der Vermieter sie korrigiert.
2. Ist etwas unklar, verlangen Sie schriftlich Belegeinsicht, etwa in Rechnungen, Verträge und Ableseprotokolle. Darauf haben Sie einen Anspruch. Sie findet meist im Büro des Vermieters oder der Hausverwaltung statt; Sie dürfen die Belege fotografieren, und der Vermieter darf sie auch elektronisch bereitstellen.
3. Erheben Sie Einwendungen schriftlich und nennen Sie die konkreten Punkte — am besten innerhalb von 30 Tagen, spätestens 12 Monate nach Zugang. Bewahren Sie einen Versandnachweis auf.
4. Solange der Vermieter Ihnen keine Belegeinsicht gewährt, dürfen Sie die Nachzahlung in der Regel zurückbehalten — erklären Sie das ausdrücklich. Ist nur ein Posten strittig, zahlen Sie den Rest. Zahlen Sie vor der Prüfung, vermerken Sie „unter Vorbehalt“.

Nachzahlung, Guthaben und neue Vorauszahlungen

• Nachzahlung: Ist die Abrechnung korrekt, zahlen Sie in der Regel binnen 30 Tagen nach Zugang. Fällt Ihnen das schwer, fragen Sie früh nach einer Ratenzahlung; der Vermieter muss nicht zustimmen.
• Guthaben: Es wird mit Zugang der Abrechnung fällig. Ist es nach etwa 30 Tagen nicht ausgezahlt, können Sie es meist mit einer späteren Miete verrechnen; manche Verträge verlangen eine Ankündigung einen Monat vorher.
• Vorauszahlungen: Nach jeder Abrechnung können Sie und der Vermieter sie durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen, etwa nach einem hohen Guthaben senken.
• Jobcenter: Übernimmt es Ihre Wohnkosten, schicken Sie ihm die Abrechnung sofort. Es entscheidet über die Übernahme einer Nachzahlung, und ein Guthaben mindert seine späteren Zahlungen — siehe Miete und Jobcenter.
• Auszug: Ist eine Nachzahlung zu erwarten, darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution bis zur letzten Abrechnung einbehalten — siehe Kaution zurückbekommen.

Typische Fehler

• falsche Wohnfläche, Personenzahl oder Nutzungsdauer;
• Vorauszahlungen fehlen oder sind niedriger als tatsächlich gezahlt;
• Kosten aus einem anderen Abrechnungszeitraum;
• Posten, die nicht umlagefähig sind oder nicht in Ihrem Vertrag stehen;
• Hauswartkosten, die Reparaturen oder Verwaltung enthalten;
• Heizkosten nicht nach Verbrauch verteilt oder keine CO2-Aufteilung;
• starke Steigerungen gegenüber dem Vorjahr ohne Erklärung.

Zur Orientierung vergleichen Sie die Abrechnung mit der des Vorjahres und mit der Berliner Betriebskostenübersicht, einer Tabelle mit Berliner Durchschnittswerten auf berlin.de. Sie ist nicht verbindlich, zeigt aber, welche Posten auffällig hoch sind.

Wo Sie Hilfe bekommen

Mietervereine wie der Berliner Mieterverein prüfen Abrechnungen für ihre Mitglieder gegen einen monatlichen Beitrag. Viele Berliner Bezirke bieten eine kostenlose Mieterberatung an; siehe die Seiten Ihres Bezirks auf berlin.de. Auch die Verbraucherzentrale hilft, und bei geringem Einkommen können Sie beim Amtsgericht Beratungshilfe beantragen. Welche Kosten Sie tragen, legt Ihr Mietvertrag fest — siehe Mietvertrag prüfen. Sind Ihre Wohnkosten für Ihr Einkommen zu hoch, prüfen Sie, ob Sie Wohngeld bekommen können.